Her işletmenin faaliyet göstermesi için mal ve hizmetlere ihtiyacı vardır. Bu mal ve hizmetler kendi fiyat etiketlerini taşırken, satınalma eylemi kendi ek maliyetlerini de taşır.

Tedarik maliyetlerini azaltmanın yollarını bulmak, hem maliyet tasarrufu hem de işletmeniz için değer yaratmak amacıyla yatırım getirinizi (ROI) en üst düzeye çıkarmanın önemli bir parçasıdır. Tedarik maliyetlerinin nasıl oluşturulduğunu ve bunları azaltmak için kullanabileceğiniz araçları ve süreç iyileştirmelerini uygulayarak şu sonuçlara ulaşabilirsiniz: Şirketinizin kârlılığını artırmak, envanter ve tedarik zinciri yönetimini güçlendirmek; ve güçlü tedarikçi ilişkileri de kurmak. Tedarik , resmi prosedürler, iç kontroller ve sadece finansla değil, envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi ve tedarikçi ilişkileri yönetimi ile ilgili süreçler tarafından yönlendirilen bir işletme için hammadde, mal ve hizmet satınalma eylemidir.

Tedarik maliyetleri , satınalma eylemi sırasında yapılan harcamalardır. Tedarik maliyetleri , tedarik fonksiyonunun genel maliyet etkinliğini ve verimliliğini belirlemede çok yararlı bir temel performans göstergesi (KPI) işlevi görür.

En yaygın satınalma maliyetlerinden bazıları şunlardır:

Baz maliyetler ,yani mal ve hizmetler için ödenen fiyat. Şirketler, sözleşme aşamasındaki stratejik müzakerelerin yanı sıra temel maliyetleri azaltmak için genellikle ölçek ekonomilerinden yararlanmaya çalışırlar.

Tedarik ekibinizin görevlerini yerine getirmesiye ortaya çıkan satınalma maliyetleri. Bu, yalnızca satınalma işlemini değil, veri girişi, dosya yönetimi, iletişim ve diğer birimlerle işbirliği vb. gibi onu desteklemek için gereken tüm dolaylı emeği içerir.

Taşıma maliyetleri. Şirketler, taşıyıcılarla güçlü, karşılıklı yarar sağlayan, uzun vadeli ilişkiler geliştirerek nakliye maliyetlerini düşürmeye çalışır.

Sözleşme ve müzakere maliyetleri ,müzakere sürecinde ortaya çıkar. İş yapma maliyetinin bir parçası olarak, uzun müzakereler için önemli olabilir (bu da hukuk ekibiyle istişare gerektirir), bu nedenle optimal ödeme koşullarının sağlanmasından elde edilen faydalar ve bunları elde etmenin işçilik maliyetleri ile fiyatlandırma arasında denge kurmak önemlidir.

Şirketler yurtdışından veya başka bir şekilde yabancı tedarikçilerden envanter elde ettiğinde vergiler ve gümrük maliyetleri artar. Sözleşme ve pazarlık maliyetlerinde olduğu gibi, uzman personel ihtiyacı ve karmaşık veya büyük işlemler için zaman taahhüdü, tedarikçi tarafından sunulan fiyatlandırma ve şartlar göz önğnde bulundurularak, gümrük maliyeti hesabı dikkatle yapılmaldır.

Envanter aracılık maliyetleri, envanter yönetiminin dış kaynak kullanımı ile ilişkilidir. Hukukçular da sürece dahil olacağından ve envanterin alım satımı için ek ücretler uygulanacağından (özellikle envanterin uluslararası seyahat etmesi gerekiyorsa), bu maliyetler hızla önemli hale gelebilir ve dikkatli bir şekilde yönetilmelidir.

Tedarik uzmanları, hedeflenen iyileştirmeler yoluyla tedarik maliyetlerini en aza indirerek karlılığı ve rekabet avantajını güçlendirebilirken, aynı zamanda tedariki, işletmeleri için stratejik değer yaratma itici güçleri olarak merkeze alabilirler.

Tedarik Maliyetlerini Düşürmek İçin En İyi Uygulamalar

Birkaç temel en iyi uygulamayı izleyerek, tedarik departmanının her üyesi - baş tedarik yetkilisinden (CPO) ön saflardaki alıcılara kadar - tedarik maliyetlerini azaltma, tedarik süreçlerini iyileştirme ve şirketlerinin mali durumunu ve performansını güçlendirme fırsatına sahip olur.

Tedarik Yazılımıyla Başarıya Hazırlayın

Yanlış tedarik araçlarına sahip olmak size çok fazla zaman, kaynak ve hayal kırıklığı kaybına mal olabilir. Bazı şirketler için bu, kağıt belgeler ve manuel iş akışları gibi eski formatlara ve süreçlere sürekli olarak güvenmek anlamına gelebilir. Diğerleri için, temel optik karakter tanıma gibi son nesil dijital teknolojilerin ve Microsoft Excel gibi elektronik tablo tabanlı bir muhasebe programının bir kombinasyonu anlamına gelebilir.

Yapay zeka tabanlı robotik süreç otomasyonu ,merkezileştirilmiş entegre veri yönetimi ve gelişmiş analitik gibi dijital dönüşüm teknolojilerinin birinci sınıf bir P2P yazılım paketi, satınalma performansını iyileştirmeyi (ve satınalma maliyetlerini düşürmeyi) kolaylaştırır.

Veri şeffaflığını ve yönetimini geliştirmek. Harcama şeffaflığının olmaması, her analiz, tahmin, bütçe ve politikanın eksik veya yanlış verilere dayanması nedeniyle tedarik maliyetlerini etkin bir şekilde yönetmeyi inanılmaz derecede zorlaştırır.

Benzer şekilde, veri siloları iletişim sorunları yaratır ve temel bilgileri yazılım ortamınızın farklı alanlarında kilitleyerek şeffaflığı daha da engeller. Bu sorun genellikle karşılıklı olarak anlaşılmaz veri formatlarına sahip bir dizi entegre olmayan uygulama tarafından daha da karmaşık hale gelir, bu nedenle satınalma ekibi değerli zamanını; bilgiyi kovalamak, inceleme ve analiz için yeniden biçimlendirmek ve ardından sonuçları yeniden biçimlendirmek için harcamak zorundadır.

Role uygun erişime sahip; merkezi, bulut tabanlı bir veri yönetimi platformu, herkesi aynı sayfada tutar ve ihtiyaç duydukları tüm verileri ihtiyaç duydukları formatlarda, ihtiyaç duydukları anda almalarını sağlar. Halihazırda kullanımda olan tüm uygulamaları entegre ederek, veri silolarını yok eder ve eyleme dönüştürülebilir, analiz ve maksimum fayda için bilgilerin zamanında, özgürce ve doğru bir şekilde akmasını sağlar.

Tüm bu iyileştirmeler, israfı ortadan kaldırarak, doğruluğu ve yanıt sürelerini iyileştirerek, raporlama ve harcama analizi için veri kalitesini iyileştirerek maliyetlerin düşürülmesine yardımcı olur. Temel tedarik süreçlerini otomatikleştirme. Satınalma süreci, gözden geçirme ve iyileştirme gerektiren tedarik döngüsünün tek parçası değildir, ancak diğer tedarik süreçlerinizde olduğu gibi otomasyondan büyük ölçüde faydalanır.

Sözleşme yönetimi, envanter yönetimi, tedarikçi portalları vb. gibi çeşitli sistemlerin entegre edilmesi, ilk satınalma talebinin oluşturulmasından yönlendirme onaylarına, satıcı faturasının sevkiyat belgeleri ve orijinal satınalma siparişine göre doğrulanmasına kadar her şeyi e-Tedarik yoluyla otomatikleştirmeyi mümkün kılar.

Otomasyon, birçok durumda manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır ve hem insan gözetimi ihtiyacını hem de insan hatası riskini büyük ölçüde azaltır. Yüksek hacimli, tekrarlayan görevler, en hırslı satınalma ekibinin bile yönetebileceğinden daha hızlı ve doğru bir şekilde gerçekleştirilir ve personel, zamanlarını ve yeteneklerini tedarikçi ilişkileri yönetimi veya stratejik planlama gibi daha değer odaklı çabalara ayırmakta özgürdür.

Envanter yönetiminin iyileştirilmesi. Doğrudan entegrasyon, envanter seviyelerinin tedarik ve ödeme sistemlerinize doğru bir şekilde yansıtılmasını sağlayarak maliyetleri düşürür, mükerrer siparişler ve stok kaybı riskini azaltır ve nakit israfına neden olan ölü stok haline gelmek yerine mevcut envanterin kullanılmasını sağlar. Şirketler sağlıklı envanter seviyelerini koruyabilir ve maliyetleri, onları kıtlık riskine sokmadan düşürebilir. Ve envanter yönetimini dışarıdan temin eden kuruluşlar için doğru envanter seviyeleri, doğrulama veya düzeltme ihtiyacını en aza indirerek işçilik maliyetlerini ve genel giderleri azaltır.

Tedarik ekiplerinin doğrudan olduğu kadar dolaylı tedariki de optimize etmesine izin vermek. Uzun süredir özel kategori yönetimini haklı çıkarmak için çok karmaşık ve düşük marjlı olarak nitelendirilen dolaylı harcama, dijital dönüşüm çağında sonunda her tür işletme için gerçek bir değer merkezi haline geldi. İster tuğla ve harç üreticileri isterse fiziksel ürünleri olmayan dijitalciler tarafından yaratılan yeni başlayanlar olsun, şirketler rekabetçi temellerini korumak ve kârlılıklarını korumak için dolaylı tedariki optimize etmenin ne kadar önemli olduğunu keşfediyorlar .

Gelişmiş kategori yönetimi yetenekleri, tedarikçi sistemleriyle tam entegrasyon ve rehberli satınalma desteği sayesinde, sınıfının en iyisi bir tedarik çözümü, her büyüklükteki tedarik ekiplerinin tüm dolaylı harcamalarını optimize etmesine ve dolaylı tedarikçilerle güçlü, stratejik ortaklıklar kurmasına yardımcı olabilir. Yeniliği yönlendiren veya rekabetçi performansı artıran daha iyi fiyatlandırma, koşullar ve paylaşılan girişimlere yol açarak maliyet tasarruflarına değer katabilir.

Başına buyruk harcamaları ortadan kaldırmak. Fatura sahtekarlığı gibi, başına buyruk (veya hileli) harcama, şeffaf olmayan harcama verileriyle ve güvenilir dahili harcama denetimlerinin eksikliğiyle mücadele eden herkesin aşina olduğu bir maliyettir. Kılavuzlu satınalma ve sözleşme yönetimiyle entegrasyon, her siparişin mümkün olan en iyi tedarikçiyle, mümkün olan en iyi fiyat ve koşullarda verilmesi anlamına gelir. Daha da iyisi, her işlem sistem tarafından yakalanır, toplam harcama şeffaflığı sağlanır ve veri kalitesini iyileştirerek maliyetleri daha da düşürür.

Risk yönetiminin iyileştirilmesi. Gereksiz harcamaları azaltmanın ve sözleşme uyumluluğunu sıkılaştırmanın ötesinde, merkezileştirilmiş bir çözüm, tedarik uzmanlarının tedarik zincirlerini hem esneklik hem de dayanıklılık için optimize etmelerine imkan tanıyarak büyük ölçekli risk azaltma fırsatı sağlar. Konjonktüre dayalı acil durumlar ve çok yönlü kaynak bulma stratejileriyle şirketler, tedarik zincirlerini mevcut koşulları yansıtacak şekilde ayarlayarak anında tasarruf sağlayabilir ve aynı zamanda felaket maliyetler yaratabilecek büyük iş kesintilerine karşı kendilerini korurlar.

Nakit akışı yönetimini optimize etmek. Tam harcama şeffaflığı, daha iyi analiz ve tahminler, daha düşük işlem maliyetleri ve yaşam döngüsü süreleri, işletme sermayesini çok daha etkin bir şekilde yönetmeyi mümkün kılar. Erken ödeme indirimlerinden yararlanabilmek, ödemeyi gerçek vade tarihine kadar erteleyebilmek ve hatta en iyi tedarikçilerinizle olan bir ödemeyi atlayabilmek, yatırım yapmak için elinizde hala nakit varken veya ek tasarruf için özel fırsatlardan yararlanırken şirketinizin likiditesini korumanıza yardımcı olabilir.

Maliyet Tasarrufunu Maliyetten Kaçınma ile Birleştirin

Daha düşük maliyetlerden gelen “zor tasarruflar” bilançoda son derece görünürdürler, tanınması ve ölçülmesi kolaydır ve daha sağlıklı bir alt çizgiye kolayca bağlanırlar. Örneğin, temel hammaddelerde daha iyi fiyatlandırma sağlamak, net bir tasarruf getirisi sağlayabilir. Ancak, satınalma süreçlerinizi optimize etmenin tek avantajı maliyet tasarrufu değildir. Daha az somut iyileştirmeler tarafından yaratılan “yumuşak tasarruflar” hala önemlidir ve şirketinizin uzun vadeli uygulanabilirliği ve iş sürekliliği için “daha gösterişli” maliyet tasarruflarından daha önemli olduğunu kanıtlayabilir.

Örneğin, satınalma ekibiniz sözleşme yenileme sırasında yıllık fiyat artışını azaltmak veya ortadan kaldırmak için tedarikçi ilişkileri yönetimi becerilerinden yararlanırsa, harcamadığınız para bunun yerine yatırım, diğer satınalma işlemleri veya beklenmeyen maliyetlerin karşılanması için kullanılabilir olacaktır. Başka bir örnek vermek gerekirse, sürdürülebilir malzemelere yatırım yapmak veya şirketinizin etik satınalma uygulamalarını vurgulamak, aksi takdirde bir rakibe sürüklenebilecek müşterileri elde tutmanıza yardımcı olurken aynı zamanda harcama kararlarında etik kaynaklara öncelik veren yeni müşterileri çekmenize yardımcı olabilir.

Bunların hiçbiri kısa vadede kolayca ölçülebilir değildir, ancak kesinlikle ek gelir sağlarlar ve yeşil, etik bir şirket olarak itibar, yeni tedarikçilerle stratejik ortaklıklar, devlet sözleşmeleri için özel değerlendirme ve diğer yüksek düzeyde beklenmedik faydalara yol açabilir.

Süreç İyileştirmelerine Öncelik Verin

Mümkün olan her yerde standartlaştırarak harcamaları konsolide edin. Ekipmanı her düzeyde standart hale getirmek, tedarik maliyetlerini düşürmede uzun bir yol kat edebilir (örneğin, genel kullanım için ofis malzemeleri, sınırlı bilgisayar konfigürasyonları, isim etiketleri vb.). Kilit tedarikçilerle aktif olarak karşılıklı yarar sağlayan ilişkiler sürdürün. Resmi sözleşme müzakereleri, daha fazla tasarruf ve değer elde etmek için tek fırsat değildir. Her iki taraf için maliyetleri düşürürken verimliliği ve performansı artırmak için yeni fırsatları belirlemek için proaktif olarak işbirliği yapın. Örneğin, kağıt tabanlı faturalandırmadan sistemlerinizle entegre tamamen dijital faturalara geçmek, verimliliği artırırken sizin ve tedarikçiniz için kaynak talebini azaltabilir. Tedarikçi daha hızlı ödeme alır ve her iki taraf da işçilik ve malzeme maliyetlerini düşürür. Performansı zaman içinde ölçün ve iyileştirin. Kapsamlı bir e-Tedarik paketinin en yararlı yönlerinden biri, kaynaktan ödemeye kadar olan sürecin her aşamasını metrikler aracılığıyla izleme, performansı ve uyumluluğu ölçme ve ardından her ikisini de iyileştirmek için harekete geçme yeteneğidir. Tedarik süreçlerinizi, özellikle de sistemleriniz tedarikçilerinizinkiyle entegre ise, temel performans göstergelerini kullanarak dikkatli ve düzenli olarak izlemek, yaşam döngüsü sürelerini kısaltmak, maliyet verimsizliklerini ortadan kaldırmak veya risk ve giderleri azaltmak için tedarik zincirinizi ayarlamak için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sağlayabilir.

Tedarik Maliyetlerinizi Düşürün ve Tedarik Performansınızı Artırın

Karlılığınızı korumak söz konusu olduğunda, mal ve hizmet satın alırken, envanter ve tedarikçileri yönetirken ve faturaları öderken ihtiyacınız olandan fazlasını harcamadığınızdan emin olun. Kapsamlı bir P2P çözümüne yatırım yapın, süreçlerinizi verimlilik ve doğruluk için düzenleyin ve yalnızca satınalma maliyet tasarruflarını değil, tüm satınalma süreçlerinizi optimize ederek yaratılan değeri de göz önünde bulundurmayı unutmayın. Bunu yaparak, merkezi tedarikin ve AP'nin işletmeniz için güçlü stratejik içgörü ve büyüme merkezleri olarak yardımcı olacak ve karlılığı artırırken, işletmenize rekabette bir adım öne çıkarırken önemli maliyet düşüşlerinin keyfini çıkaracaksınız.

Orijinal Yazı:

https://planergy.com/blog/procurement-costs/